今すぐできる!優先順位をつけて仕事を効率的に処理する5つ手順

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どうも、MERISE編集長のJUNこと小林です。

  • 仕事が溜まっていて、なにから手をつけたらいいのか分からなくなっていませんか?
  • 作業していても、なぜか他の作業が気になって、やるべきことが進まないなんてことないですか?
  • ついやるべきではない仕事に手を付けてしまっていませんか?

一言でいうと、優先順位を付けて仕事ができるようになるためのポイントは「やるべきことの視覚化」です。

仕事の優先順位が付けられない人ほど、頭の中だけで考えようとする傾向が強いです。

やるべきことをキチンと可視化して並び替えることができれば誰だって優先順位をつけて仕事をパパッと終わらせることができます。

 この記事では、

今すぐに優先順位をつけて毎日気持ちよく仕事ができるようになる方法、優先順位をつけて効率的に仕事を処理するための習慣、そして、最後に1番難しい「緊急ではないけど、重要なこと」のうまい処理の仕方を紹介しています。

「やるべきことは分かっているけど、なんとなく仕事が終わらないし、いつも残業してしまう…。」という人のために優先順位の付け方と基準を書きました。

ぜひ、最後まで読んでください。

 

優先順位の付け方と基準

そもそも「優先順位ってなんやねん?」という話なのですが、優先順位(英語でいうと、priority:プライオリティ)とは「取りかかるべき物事が複数ある場合、取りかかる順番を決めること。」です。

とりかかる順番やその基準がハッキリしていないと、作業は破綻します。

では、「どうやって優先順位を付けたらいいのか?」「なにを基準に優先順位をつけたらいいのか?」という話なのですが、それは短期的に見るか長期的に見るかによって仕事の優先順位はかなり変わります。

優先順位の付け方を短期的に考えると、【納期・期限】【重要かつ緊急なこと】がすぐにとりかかるべき内容になります。

優先順位の付け方を長期的に考えると、【自分の成長に関わること】【重要だけど、緊急ではないこと】にいかに時間を割けるか、が大切です。

今やっている仕事をどういうスパンで考えて優先順位を付けるか?によってその順位は真逆になったりするので、混乱してしまうんですね。

こんな状態で頭の中だけで整理しようと思うとなかなかうまくいきません。

【考える】というのが日常行為的すぎるのか、ここを甘く見てしまって文字に書き出したり、スマホのメモ帳に書いたりして整理するというのをサボってしまう人がかなり多いです。

しかし、僕らの脳ミソは仕事以外のことでも頭の中が混沌としているので、確実に優先順位を整理するには冒頭でも言ったとおり「やることを可視化する」というのがメチャクチャ重要です。

・・・って言っても悲しいかなやらない人が多いのは分かっているのですが(苦笑)

世の中うまくいく人の方が少ないっていうのがこういう時に行動できるかどうかが物語っているんじゃないかと思います。

とはいえ、なにからしたらいいのか分からない人もいると思うので、まずは1日単位で見たらどういう行動を取っていけばいいのか?を見ていきましょう。

 

今日から使える仕事の優先順位の付け方|1日のスケジュールver

まずは1日単位で仕事の優先順位を付けていきましょう。

いきなり、モノゴトを長い目でみるっていうのは難しいですからね。

大きな流れとなるのは5つのステップです。

  1. 寝る前に明日のtodoリストを作る
  2. todoリストの中で、優先順位の高い仕事の順番に番号を振る
  3. 頭を使わず、簡単に終わるタスクから始める
  4. 次に重めの仕事をする(頭と神経を使う仕事)
  5. 最後に頭を使わなくてもできる仕事をする

寝る前に明日のtodoリストを作って翌日の作業効率UP

まずは「かなり簡単でOK」なので、寝る前に翌日のtodoリストを作りましょう。

「かなり簡単でOK」と言いましたが、ポイントはtodoリスト作り自体が仕事にならないように注意することです。

「todoリストを作るのがめんどくさいから、優先順位なんて頭の中で考えてなんとなくやれば大丈夫」という人ほど仕事が進まない傾向が強いです。

シンプルに箇条書きで「資料をまとめる」とか「◯◯さんに連絡する」とかでOK。

寝る前にリラックスしながら翌日やることをまとめておくだけで次の日のやる気が大きく変わります。

料理でいうと、下ごしらえみたいなものですね。

居酒屋とかでもオープン前に野菜を切ったり、鶏肉を串にさしたりして準備するじゃないですか。

オープンしてから準備していたのでは、間に合わないですよね。

それと同じ感覚です。

自分のやるべきtodoを下ごしらえしておくことで、頭を使わずに書いてあることをやればいいだけの状態になるので「仕事での選択のストレス」が1つ減りますよ。

 

Todoリストの中で、優先順位の高い仕事の順番に番号を振る

次はザックリ書き出したtodoリストを優先順位の高い仕事順に並び替えます。

これもベッドに入りながらリラックスして決めると、冷静な視点で選択・処理できます。

「じゃあ、なにを基準に優先順位をつければいいの?」という話なのですが、それは仕事の内容によってもかなり変わると思います。

たとえば、僕が昔やっていた歯科技工士(入れ歯を作る職人の仕事)という仕事はかなり熟練した20年選手の人でも「予期せぬ失敗」が起こる可能性がありました。

1本の歯を作るのなら(材質にもよりますが)1〜2時間ぐらいで完成できます。

ただし、その1本がメチャクチャ難症例だったりすると、「すぐに終わるとは思うけど、失敗する可能性も高いから、優先順位を上げて先に仕上げておこう」なんてことが毎日あったんですね。

なぜそうなるかというと、歯科技工士の仕事は「1度失敗したらリカバリーが難しく、いままでの作業が全てムダになって作業が振り出しに戻る可能性があるから」(苦笑)

普通の仕事(毎日やる作業べース)で考えると「1度の失敗ですべてが無駄になる」なんて職業はあまりないと思うので、それは例外としますが、職種特有のことも判断しながら「優先順位をつけよう!」ってことですね。

 

仕事を始める時は頭を使わず、簡単に終わるタスクから

さて、ここまでで優先順位はつけてもらいましたが、それはベッドの中で考えただけなのでリアリティにかけていたりもします。

朝起きて優先順位を確認してみたけど、「この作業からやるのか…やる気でねーー!」となってしまっては本末転倒。

なので、仕事のやる気が起こらない人のために「まずは、やる気を起こすための小さなタスクから始めましょう」。

もちろん、基本は前日に付けた優先順位を守ります。

ですが、「やる気が起こらない」とか「めんどくさい」って思いながら仕事をやるのって嫌ですよね。

なので、まずは車のエンジンを温める感覚で、あまり頭を使わずにできる作業から入りましょう。

たとえば、僕はライティングの仕事が多いのですが、かなり頭を使うので、ボケた頭を起こすために、朝一の仕事は写経をして指と脳ミソを温めます(笑)

※(書経とは、ウマい人が書いた文章を書き写すライティングの1つの勉強法です。)

「掃除をしていたら、止まらなくなってきて部屋中をキレイにしてしまった」という経験はあなたにもあると思います。

↑この状態を仕事でも作りたいので、まずはすぐに終わる小さなタスクから手を付けることが重要です。

「なぜ優先順位を付けるのか?」というと「仕事をサッサと終わらせるため」なので、効率とやる気両面をカバーするのが大事なんです。

仕事1つを「完了させる」と「終わらせた!」という感覚が手に入るので、まずは小さいタスクを処理して仕事へのモチベーションを上げましょう!

モチベーションの爆上げ方法・正体・源泉については、モチベーションの上げ方と維持とコツはこの1記事で完ぺき!を読んでもらえると大体のことが分かると思います。

 

重めの仕事をする(頭と神経を使う仕事)

優先順位をつけて、小さなタスクをこなしてやる気が出てきたら、次は脳ミソを使う重めの作業をしましょう。

たとえば、新しい企画を考えたり、アイデアを書き出したり、文章を書いたりするような仕事ですね。

クリエイティブな仕事は脳を酷使するので、軽めの仕事をして脳ミソを温めてからした方が回転して作業が進みやすいです。

たとえば、僕の場合でいうと、新しい記事を書いたり、長い文章を編集したり、有料で販売するコンテンツを作ったりする時は神経を使うので、脳ミソが少し温まってからやるようにしています。

しかし、人に教えたくない!勉強の集中力を20秒でアップさせる4つのルーティンでも解説した通り、基本的に脳ミソは午前中の方がフレッシュで作業効率はいいので、小さなタスクは早めに終わらせて重めの仕事に取り掛かりましょう。

午後は頭を使わなくてもできる仕事をする

なるべく1日の早い時間に重めのタスクをもってきて終わらせておき、午後はなるべく頭を使わなくてもいい仕事をしましょう。

クリエイティビティをあまり必要としない、メール対応や翌日のタスクを考えるとかの時間に使うことをオススメします。

たとえば、僕の場合でいうと、Webページのデザインや新しい企画の案(リラックスしている時の方がいい案がでやすいので)やメール対応は午後に持ってくることが多いです。

というわけで、1日単位で見た時の仕事の優先順位の付け方をもう一度まとめると・・・

  1. 寝る前に明日のtodoリストを作る
  2. todoリストの中で、優先順位の高い仕事の順番に番号を振る
  3. 頭を使わず、簡単に終わるタスクから始める
  4. 次に重めの仕事をする(頭と神経を使う仕事)
  5. 最後に頭を使わなくてもできる仕事をする

この順番でやるとまとまりやすいです。

で!

1日単位で仕事の優先順位を決める場合のポイントは

  • 【納期・期限】や【重要かつ緊急なこと】を最優先にする
  • やる気が出ない場合は、小さなタスクを完了させてやる気を上げる
  • あまり頭を使わない仕事は午後にやる

この3つです。

 

優先順位をつけて仕事を速攻で終わらすための『5つの習慣』

前章では、「仕事に優先順位をつけてやるべき早く終わらせる“方法”」をお伝えしましたが、この章ではそのための『習慣』について話していきます。

仕事に優先順位を付けて、残業をせずにサッサと終わらせるための習慣は以下の5つです。

  • 忘れないような仕組みを作る
  • 時間を限定する(タイマー設定)
  • 完ぺきを目指さず「70%で終わらせることを意識する」
  • 仕事を他の人にふる
  • なぜ仕事に追われているのか自分自身を振り返ってみる

 

忘れないような仕組みを作る

やるべき仕事を忘れないために1つの場所にタスクを書き留めておくことがGOODです。

なぜこんな仕組みが必要なのかというと、「書き留めておくことで、忘れられるから」です。

いいでしょうか。

人の脳にとって「覚えておく」というのは結構な重労働です。

なぜなら、「覚えておく」のとセットで「思い出さなければならない」という作業が増えるからです。

「覚えておく」&「思い出す」をあらゆる業務でやると脳ミソが疲れます。

本来は「考える」ってことに大きなパワーを使いたいのに、そっちに力を使っていたら効率は絶対に下がってしまいますよね。

意識したことがないと思いますが、「覚えておく」「思い出す」「考える」「忘れる」・・・仕事中はこういうことを同時並行で脳がやっているので疲れるんです。

だから、少しでも脳への負担を減らすために、やるべき仕事を忘れないために1つの場所にタスクを書き留めておくのが良い習慣の1つになります。

「あれ?なにやるんだったっけ?」

「なんか忘れている気がする…」

↑こういうことよくありますよね。

書き留めておかないと同じ思考のループを繰り返すので思っている以上にムダなことをしているんです。

「タスクを文字に起こしておく」←たったこれだけの作業をするだけで、「優先順位を付けることを考える」ことに力を使えるわけです。

優先順位をうまく付けられないのは『脳のメモリの無駄遣い』だと思って間違いないです。

書き留めておくことで、「やることを一旦忘れてもOKな状態になる」ので頭のキャパを100%仕事に向けることができます。

「忘れてもOK」というだけで集中力が上がりますからね。

 

時間を限定する(タイマー設定)

仕事は時間で区切りましょう。

基本的には、優先順位が高い仕事から手を付けるわけですが、優先順位が高いってことは「時間をたくさんかけたい」あるいは「時間がかかること」である可能性が高いはずです。

仕事って時間の区切りがないと、ダラダラといじってしまいがちなので、キチンと時間で区切って終わらせましょう。

タスクを書き出してみると気付くと思いますが、優先順位が低いだけで重要な仕事ってのもあるし、それに時間がかかる場合もあるはずです。

たとえば、僕は文章を書くことが仕事のメインですが、時間で区切らないと仕事が終わらないんですよね。

永遠にいじろうと思えばいじれますし、修正点は無限に出てきてしまうからです。

これはあなたも同じはず。

つまり、時間で区切った上でどうすればいいかというと・・・。

 

完ぺきを目指さず「70%で終わらせることを意識する」

これです。ポイントはなるべく早いスピードで70%のレベルまでもっていくことです。

優先順位を付けられたとしても、ちゃんと仕事が終わらなかったら意味がないですよね(苦笑)

たとえば、僕が歯科技工士をやっていた時は常に70%の仕上がりを意識していました。

1番最初に勤めた会社の社長がよく言っていた言葉が「仕事の質は後で上げることはできるけど、仕事のスピードは後から付けることができないぞ」でした。

僕は「その通りだな」と思ったので、2017年の3月に歯科の仕事を辞めるまでずっと70%の仕事を意識してやってきました。

その結果、普通の人の2倍の作業スピードで仕事ができるようになったので、ありがたい話で他の会社から「ウチに来ないか?」というお誘いがたくさん増えていきました。

こんなこというと、「え?70%で歯作ってたの?テキトーだったんですか?」みたいなことも言われるのですが、そんなことはありません。

最低レベルで70%です。

普通に作ったら80%ぐらいの仕上がりにはなっていました。

ただ、80%→90%or100%のレベルにもっていくまでにメチャクチャ時間がかかるんです。

しかも、80%と100%の仕上がりは振り返ってみると、その20%は自己満足だったりしたことが多いんですよね(苦笑)

つまり、残りの20%は患者さんには伝わらない価値なんです。

こういうことがよくあったので、僕の中で『仕事のスピードが早いヤツは最強』という信念ができてきました。

優先順位を付けること自体もそうだと思うのですが、「70%を目指してハイスピードで効率を上げていく」って意識でやらないと仕事が進まないと思います。

基本はトライ&エラーなわけですから。

 

仕事を他の人にふる

自分の仕事の優先順位をキチンと守って仕事を効率的に終らせるためには、他人に仕事をふることも大事です。

モチベーションの上げ方と維持とコツはこの1記事で完ぺき!でも解説しましたが、達成動機が強い人ほど他人に仕事を任せることができません。

達成動機とは簡単にいうと、『自分自身でコトを成し遂げたい!と思う欲求』のことです。

達成動機が強い人は、人に任せるのが苦手なことが多いですね。

たとえば、何ごとも自分の手でやりたい職人さん。弟子に仕事を任せられない大工さんとかは達成動機が強いと言えますね。

心当たりありませんか?(苦笑)

ないならOK。

仕事ができるのは自分だけではないので、他人にも仕事をふって効率を上げていきましょう。

 

「なぜ仕事に追われているのか?」自分自身を振り返ってみる

もしも、仕事の優先順位がよく分からなくなって、「なにから手をつけて良いのか分からない」「仕事が進んでいる感じがしない」という状態なら、一度立ち止まって、「なぜこんなに仕事に追われているのか?」を考える時間を作ることをオススメします。

僕は2017年の3月で10年やった歯科技工士の仕事を辞めて、全く畑の違いのWebを仕事をするようになりました。

ことの発端は「なぜこんなに仕事に追われているのか?」ってことをふと思ったからです。

『歯科技工士という仕事での、あらゆる問題を解決したら、自分の生きたい人生を生きれるようになるのか?』ってことを考えた時の答えが、残念ながら『NO』だったので、その時点から他の職業を探し始めました。

もちろん、歯科技工業界をよくするための方法論を探して、異業種交流会に行って色んな経験のある人(経営者・会社役員・普通のサラリーマン・テレビディレクター・学生さん・etc…)に意見を聞きに行ったのですが、根本的な解決案は見つかりませんでした。

致命的だったのは、「歯は1つ1つオーダーメイドなのに価格が安い」ってことでしたね。

これを根本的に解決しないといけなかったので・・・「うん。無理だな(苦笑)」となり今に至ります。

・・・ここまで振り返る必要があるかどうかは分かりませんが、仕事の優先順位が付けられないっていうのは何か別のところに問題があるからかもしれません。

行き詰った時は「なぜこんなに仕事に追われているのか?」ということを考えてみるといいと思います。

 

『重要だけど緊急性の低いタスク』の取り扱い方

仕事の優先順位は基本的には緊急度の高いものから対応していきますが、難しいのは、重要だけど緊急度の低いタスク(上の図でいうと、右上の第2領域)の取り扱いです。

普通に仕事をする分にはここまで話してきた方法である

  1. 寝る前に明日のtodoリストを作る
  2. todoリストの中で、優先順位の高い仕事の順番に番号を振る
  3. 頭を使わず、簡単に終わるタスクから始める
  4. 次に重めの仕事をする(頭と神経を使う仕事)
  5. 最後に頭を使わなくてもできる仕事をする

これらをやって・・・

  • 忘れないような仕組みを作る
  • 時間を限定する(タイマー設定)
  • 完ぺきを目指さず「70%で終わらせることを意識する」
  • 仕事を他の人にふる
  • なぜ仕事に追われているのか自分自身を振り返ってみる

こういう習慣を付けることで大体のことは解決するはずです。

 

しかし、人生にとって本当に大切なのは、重要だけど緊急度の低いタスクをいかに日々に取り入れるか?だと思います。

例えば、健康管理や肉体改造なんかはその最たる例ですね。

重要だけど緊急度の低いタスクはどうしても、緊急度の高いタスクに時間をとられてしまって手付かずになってしまうことが多いはずです。

じゃあ、どうしたらいいのか?

その問題を解決するポイントは2つあります。

 

あらかじめ時間を決めてしまう

たとえば、僕はここ2〜3ヶ月ぐらい筋トレを習慣にしているのですが、やる時間を決めるようにしています。

基本的には夕方〜夜にかけてを筋トレタイムとしているので、その時間がきたら通勤感覚でジムに行くようにしています。

こういう感じで時間が決まっていると行動しやすいし、習慣化もしやすいです。

 

アプリを使って行動を管理してしまう

人間の意思はスゴく弱いので、こういう時はアプリに自分を管理してもらうのも手です。

【2017年12月版】目標が達成できる無料iPhone/Androidおすすめアプリ8選で使えるアプリを紹介していますが、オススメは

Today:習慣追跡アプリ
ヘルスケア/フィットネス, 仕事効率化無料
を使って行動を管理することです。

詳しくは、モチベーション上がらない病を治す特効薬を4ステップで処方します。で解説しているのですが、ポイントだけ説明すると

  • 「アプリを使って時間を通知してもらう」
  • 「絶対にできる行動量を設定して毎日やる」

この2つを守ることで重要だけど緊急性のない行動を習慣化することができます。

「毎日やる」っていうのが大きなポイントです。

新しい習慣というのは、毎日やるほうがしんどく感じるかもしれませんが、たまにやる方が逆にしんどいのです。

新しい行動なのに、たまにやるってメチャクチャ腰が重くなるんですよ。

だから、新しい行動自体に慣れるために、体調不良でもできるぐらいの行動量を自分で設定して毎日行動し続けることで習慣化します。

これスゴく使えるのでやってみてください。

ちなみに、僕は毎日必ず1回以上ダンベルを上げるようにしています。

「そんなことして役にたつの?」と思うかもしれませんが、体調不良でもできる行動すらできない毎日をつ過ごしている←これでは目標達成なんてできるわけがないと思いませんか?

地味な行動ですが、続けているとボディブローのように効いてきて行動するのが当たり前になれるはずです。

【関連】目標達成とは?目標達成率を限りなく100%にするために考えるべき全てのこと

 

優先順位をつけて仕事を効率的に処理する5つの基本手順|まとめ

優先順位を付けて仕事ができるようになるためのポイントは「やるべきことの視覚化」です。

どうしても優先順位をつけて行動できない時もあるかもしれませんが、「優先順位付けに最終的に必要なのは分析ではなく勇気」です。

  1. 寝る前に明日のtodoリストを作る
  2. todoリストの中で、優先順位の高い仕事の順番に番号を振る
  3. 頭を使わず、簡単に終わるタスクから始める
  4. 次に重めの仕事をする(頭と神経を使う仕事)
  5. 最後に頭を使わなくてもできる仕事をする

まずは1日単位で自分でスケジュールをコントロールできるようになりましょう。

繰り返しになりますが、それでもできない場合は、

  • 忘れないような仕組みを作る
  • 時間を限定する(タイマー設定)
  • 完ぺきを目指さず「70%で終わらせることを意識する」
  • 仕事を他の人にふる
  • なぜ仕事に追われているのか自分自身を振り返ってみる

こういう習慣を心がけると優先順位付けできて仕事もスムーズに終わるようになるはずです。

まずは今日寝る前に、明日のtodoを簡単に考えて、スマホのメモ帳に書く所から始めてみることをオススメします。

では、また。

最後まで読んでいただきありがとうございました。

 

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